Vad är inkasso? En introduktion för företag med obetalda fakturor
De flesta företagare känner igen situationen. En kund som brukar betala i tid slutar höra av sig, fakturan passerar förfallodagen och påminnelsen blir obesvarad. Man väntar en vecka till, sedan en till, och hoppas att pengarna ska dyka upp ändå.
Många förknippar inkasso med konflikt och skjuter därför upp beslutet. Men inkasso följer en ordning som är fastställd i lag, med regler för både den som kräver och den som är skyldig. De flesta ärenden slutar med att kunden betalar.
Vad betyder inkasso?
Inkasso innebär att en förfallen fordran drivs in genom ett formellt krav. Reglerna finns i inkassolagen. Den som driver in skulder åt andra måste ha tillstånd från Finansinspektionen och följa god inkassosed. Lagen styr hur gäldenären får kontaktas, vad kravet ska innehålla och vilka kostnader som får läggas på.
Så går processen till, steg för steg
1. Förfallodagen passerar. Betalningen har inte kommit in.
2. Påminnelsen går ut. Ett kort besked om att fakturan är obetald.
3. Inkassokravet skickas. Kravet är skriftligt och ska enligt lag innehålla bland annat vem fordringsägaren är, vad skulden gäller, beloppet, eventuell ränta och vad som händer om kunden inte betalar. Kunden ska normalt få minst åtta dagar på sig.
4. Kunden betalar, eller ärendet går vidare. Många betalar när kravet kommer. Om kunden inte gör det kan fordringsägaren ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
Inkasso mellan företag – vilken ersättning har du rätt till?
Mellan två företag gäller särskilda regler, och de är förmånligare för den som väntar på sina pengar än många tror. Säljaren har rätt till en förseningsersättning per faktura, fastställd i lag, och dessutom dröjsmålsränta. Förseningsersättningen täcker kostnaden för påminnelse och inkassokrav, så de avgifterna läggs inte på separat.
Har parterna inte avtalat om någon annan ränta gäller räntelagen, där dröjsmålsräntan utgår från Riksbankens referensränta.
Trots det avstår många företag från att begära ersättningen, ofta av ren vana eller att man inte vill skada sin kundrelation. Det är däremot pengar företaget har rätt till.
Ett exempel
Bolag A och Bolag B är två bemanningsföretag som har samma kund. Båda har en obetald faktura på ungefär samma belopp, och båda har skickat en påminnelse som inte besvarats.
Bolag A lämnar ärendet till inkasso några veckor efter förfallodagen. Kunden har ont om pengar men prioriterar de krav som är formella och har en tydlig tidsfrist. Bolag A får betalt, delvis genom en avbetalningsplan.
Bolag B väljer att vänta. Säljaren & kunden har en långvarig relation och ett krav känns obekvämt. Fyra månader senare har kunden fått fler obetalda fakturor och flera leverantörer har börjat driva in sina fordringar. När Bolag B till slut agerar står bolaget längre bak i kön, och kundens betalningsförmåga har hunnit försämras.
Samma faktura, samma kund, men olika utfall. Skillnaden låg inte i kravet i sig, utan i när det skickades.
Därför lönar det sig att agera tidigt på en obetald faktura
En gammal fordran är svårare att driva in än en ny. Kundens ekonomi kan hinna försämras, kontaktpersonen kan ha slutat och underlagen kan vara svåra att få fram.
Hur ärendet hanteras spelar också roll. Ett sakligt bemötande, tydliga underlag och en öppenhet för avbetalning när kunden har tillfälliga problem påverkar både om pengarna kommer in och hur relationen ser ut efteråt.
Sammanfattning
Inkasso är ett lagreglerat sätt att få betalt för förfallna fakturor. Mellan företag har säljaren rätt till både förseningsersättning och dröjsmålsränta, och ju tidigare ärendet lämnas över, desto större är chansen att få betalt.
På Bizcap hjälper vi företag med inkasso, och för våra factoringkunder ingår inkasso i tjänsten. Kontakta oss för att lämna över ett ärende eller för att se hur factoring kan avlasta hela flödet från faktura till betalning.
Vanliga frågor
När ska en faktura skickas till inkasso?
Det finns ingen fast gräns. Många lämnar över ärendet när en påminnelse har gått ut utan svar, eftersom en faktura blir svårare att driva in ju längre den ligger.
Vad händer med kostnaderna när en faktura går till inkasso?
Kunden som betalar för sent får stå för kostnaderna som förseningen orsakar. Mellan företag gäller förseningsersättning och dröjsmålsränta enligt lag. Går ärendet vidare till Kronofogden tillkommer fler kostnader för gäldenären.
Är inkasso samma sak som Kronofogden?
Nej. Inkasso kommer först. Kronofogden blir aktuell om kunden inte betalar efter inkassokravet och fordringsägaren ansöker om betalningsföreläggande.
Får man en betalningsanmärkning av ett inkassokrav?
Nej, ett inkassokrav ger ingen betalningsanmärkning i sig. Den uppstår först om ärendet går vidare till Kronofogden. För privatpersoner registreras anmärkningen när skulden har fastställts genom ett utslag. För företag kan den registreras redan när en ansökan om betalningsföreläggande har kommit in, alltså ett steg tidigare. Därför är det viktigt för företag att betala eller bestrida ett inkassokrav inom tidsfristen.
