Långa betalningstider: när småföretag finansierar storbolagens kassaflöde
Affären är klar. Fakturan är skickad. Men pengarna kommer först om 30, 60 eller 90 dagar. I bästa fall.
Under tiden fortsätter verksamheten som vanligt. Löner ska betalas, material ska köpas in och leverantörer ska få sina fakturor betalda.
För många små och medelstora företag är det här en välbekant situation – och en av de vanligaste orsakerna till att kassaflödet blir ansträngt trots att verksamheten går bra.
Problemet handlar sällan om brist på affärer. Tvärtom. Många företag med stark efterfrågan och växande orderböcker upplever samma utmaning: kapitalet finns i affären, men det finns inte tillgängligt när det behövs.
Det är också därför långa betalningstider är mer än en administrativ fråga. De påverkar företagets möjligheter att investera, växa och ta vara på nya affärsmöjligheter.
Vad innebär långa betalningstider?
Långa betalningstider innebär att kunden får längre tid på sig att betala en faktura efter att den har skickats. Vanliga betalningsvillkor är 30 dagar, men i vissa branscher förekommer ännu längre betalningstider, såsom 60 eller 90 dagar – och ibland ännu längre.
För bolaget som ska betala fakturan kan detta vara ett effektivt sätt att förbättra det egna kassaflödet. Genom att behålla kapitalet längre i verksamheten minskar behovet av extern finansiering och det egna rörelsekapitalet kan användas mer effektivt, men för leverantören det vill säga bolaget som ställt ut fakturan ser situationen annorlunda ut.
Arbetet är redan utfört eller varan är redan levererad, men betalningen kommer långt senare. Under tiden måste företaget som ställt ut fakturan själv stå för kostnaderna som uppstår i verksamheten.
Ju fler fakturor som ligger ute samtidigt och ju längre betalningstiderna är, desto mer kapital binds i kundfordringar.
När mindre företag finansierar större kunder
Långa betalningstider är särskilt vanliga när mindre företag säljer till större bolag. Stora organisationer har ofta standardiserade inköpsprocesser och fasta betalningsvillkor. Som leverantör finns det sällan mycket utrymme att förhandla, särskilt när kunden är viktig för verksamheten.
Ur kundens perspektiv är logiken enkel. Genom att betala senare behåller man kapital längre i den egna verksamheten. Det stärker kassaflödet och minskar behovet av finansiering.
Men någon måste bära kostnaden för den fördelen. Och då blir det ofta leverantören – småföretagaren som är i behov av rörelsekapital.
När ett mindre företag accepterar 60 eller 90 dagars betalningstid innebär det i praktiken att företaget finansierar kundens verksamhet under den perioden. Kapital som skulle kunna användas för investeringar, rekryteringar eller nya projekt blir istället bundet i väntan på betalning.
Varför lönsamma företag ändå kan få problem med kassaflödet
Det är lätt att utgå från att ett företag som går med vinst också har gott om pengar på kontot. I praktiken är det två helt olika saker.
Lönsamhet handlar om att intäkterna överstiger kostnaderna över tid.
Kassaflöde handlar om när pengarna faktiskt kommer in och går ut.
Ett företag kan därför vara lönsamt på varje affär och ändå uppleva likviditetspress om betalningarna från kunderna kommer in långt efter att kostnaderna uppstått.
Det här är särskilt vanligt i företag som arbetar projektbaserat eller säljer till större kunder med långa betalningsvillkor.
Utmaningen är inte att affären saknar värde. Utmaningen är att företaget måste finansiera perioden mellan leverans och betalning.
Hur mycket kapital är egentligen bundet i kundfordringar?
Många företag underskattar hur mycket kapital som faktiskt är bundet i utestående fakturor.
Ett enkelt sätt att illustrera det är att titta på den månatliga faktureringen och betalningsvillkoren.
Anta att ett företag fakturerar 1 miljon kronor per månad och erbjuder sina kunder 60 dagars betalningstid. Då kommer ungefär 2 miljoner kronor att vara bundna i kundfordringar vid varje given tidpunkt.
Om betalningstiden istället är 90 dagar ökar det bundna kapitalet till cirka 3 miljoner kronor.
För många små och medelstora företag motsvarar det flera månaders lönekostnader eller investeringar som skulle kunna användas för att utveckla verksamheten.
Ju högre omsättning företaget har, desto större blir effekten av långa betalningstider.
Det är därför kassaflödesutmaningar ofta uppstår samtidigt som försäljningen växer.
Tillväxt kan öka pressen på kassaflödet
Många förknippar tillväxt med starkare ekonomi. På längre sikt är det ofta sant.
Men på kort sikt kan tillväxt faktiskt förstärka effekten av långa betalningstider.
När försäljningen ökar behöver företaget ofta köpa in mer material, anlita fler underleverantörer eller rekrytera ny personal. Kostnaderna uppstår direkt, medan betalningen från kunden kan dröja flera månader.
Varje ny affär riskerar då att binda ytterligare kapital.
Det är därför företag ibland upplever större kassaflödesutmaningar under perioder av stark tillväxt än under perioder av lägre aktivitet.
För att kunna växa hållbart krävs inte bara efterfrågan. Det krävs också ett kassaflöde som kan hålla jämna steg med utvecklingen.
Vilka branscher påverkas mest av långa betalningstider?
Långa betalningstider förekommer i många branscher, men vissa företag är särskilt utsatta eftersom de ofta arbetar med större kunder eller projektbaserade uppdrag.
Exempel på branscher där långa betalningsvillkor är vanliga är:
- Bygg och entreprenad
- Bemanning
- Transport och logistik
- Industri och tillverkning
- Grossistverksamhet
- Konsult- och projektverksamhet
Gemensamt för många av dessa verksamheter är att kostnaderna uppstår långt innan kunden betalar fakturan.
Löner, material och underleverantörer ska betalas löpande samtidigt som kapitalet är bundet i kundfordringar.
Det gör att företag kan uppleva likviditetspress trots att orderboken är full och verksamheten är lönsam.
Exempel: vad 90 dagars betalningstid kan innebära
Anta att ett installationsföretag fakturerar 500 000 kronor till en större kund med 90 dagars betalningsvillkor.
Affären är genomförd och intäkten är bokförd. Men under de kommande tre månaderna måste företaget fortfarande finansiera löner, arbetsgivaravgifter, material, underleverantörer och övriga driftkostnader.
Om företaget samtidigt har tre liknande projekt igång kan 1,5 miljoner kronor vara bundna i utestående kundfordringar.
På pappret ser verksamheten stark ut. I praktiken kan det innebära att företaget måste tacka nej till nya uppdrag, skjuta upp investeringar eller använda andra finansieringslösningar för att täcka det löpande kapitalbehovet.
Vad bundet kapital faktiskt kostar
När kapital binds i obetalda fakturor påverkas företagets handlingsutrymme.
Det kan bland annat göra det svårare att:
- Ta större eller fler uppdrag
- Köpa in material i rätt tid
- Investera i maskiner, teknik eller utrustning
- Hantera säsongsvariationer
- Agera på nya affärsmöjligheter
Det är därför kassaflödet ofta är minst lika viktigt som försäljningen. Ett företag behöver inte bara skapa affärer – det behöver också kunna omsätta affärerna i tillgängligt kapital
Hur kan företag minska effekten av långa betalningstider?
Även om det inte alltid går att påverka kundernas betalningsvillkor finns det flera sätt att minska effekten på kassaflödet.
Många företag arbetar aktivt med att:
- Fakturera så snart arbetet är utfört
- Dela upp större projekt i flera delfakturor
- Förhandla om kortare betalningsvillkor
- Begära förskotts- eller delbetalningar
- Använda finansieringslösningar för kundfordringar
Syftet är att minska tiden mellan utfört arbete och tillgängligt kapital.
Ju snabbare företaget får tillgång till pengarna från genomförda affärer, desto större blir handlingsutrymmet för investeringar, rekryteringar och fortsatt tillväxt.
Factoring – ett sätt att frigöra kapital tidigare
För företag som påverkas av långa betalningstider finns flera sätt att stärka kassaflödet. Ett av de vanligare är factoring.
Factoring innebär att företaget säljer eller belånar sina fakturor för att få tillgång till kapital innan kunden har betalat.
Istället för att vänta 30, 60 eller 90 dagar kan företaget frigöra kapital kort efter att fakturan skickats.
För många företag är factoring inte bara ett sätt att stärka likviditeten. Det kan också bidra till bättre planeringsförutsättningar.
När kassaflödet blir mer förutsägbart blir det enklare att hantera tillväxt, säsongsvariationer och större projekt utan att kapitalbrist bromsar verksamheten.
Särskilt företag som regelbundet arbetar med långa betalningsvillkor kan använda factoring som ett verktyg för att minska gapet mellan leverans och betalning. Läs mer om factoring här: Hur factoring hjälper småföretag - att förbättra sin likviditet
Factoring eller företagslån – vad är skillnaden?
Både factoring och företagslån kan stärka företagets ekonomi, men de fyller olika funktioner.
Ett företagslån tillför nytt kapital till verksamheten och används ofta för investeringar, expansion eller större strategiska satsningar.
Factoring utgår istället från kapital som redan finns i företaget i form av kundfordringar. Pengarna är redan intjänade – de har bara inte betalats ut ännu.
Därför är factoring ofta en relevant lösning när utmaningen handlar om långa betalningstider snarare än brist på affärer.
Sammanfattning
Långa betalningstider är en av de vanligaste orsakerna till att små och medelstora företag upplever press på kassaflödet trots god försäljning.
När kunder betalar efter 30, 60 eller 90 dagar binds kapital i kundfordringar samtidigt som verksamhetens kostnader fortsätter som vanligt. För många företag innebär det i praktiken att man finansierar sina kunders kassaflöde.
Det begränsar handlingsutrymmet och kan göra det svårare att investera, växa och ta vara på nya affärsmöjligheter.
Genom att arbeta aktivt med betalningsvillkor, kundfordringar och finansieringslösningar kan företag minska effekten av långa betalningstider och skapa ett mer stabilt kassaflöde.
Behöver du stärka kassaflödet?
Långa betalningstider behöver inte stå i vägen för företagets tillväxt. För många företag finns det möjligheter att frigöra kapital som redan är bundet i kundfordringar och skapa ett mer förutsägbart kassaflöde.
På Bizcap hjälper vi företag att hitta finansieringslösningar som passar verksamhetens behov – oavsett om det handlar om factoring, företagslån eller rörelsefinansiering.
Kontakta oss för en förutsättningslös diskussion om vilka alternativ som kan passa ditt företag.
FAQ:
Vad räknas som långa betalningstider?
Betalningstider på 30, 60 eller 90 dagar är vanliga i många branscher. Ju längre tid som går mellan fakturering och betalning, desto mer kapital binds i kundfordringar.
Hur påverkar långa betalningstider kassaflödet?
När betalningen dröjer måste företaget finansiera sina löpande kostnader under tiden. Det kan skapa likviditetspress även om verksamheten är lönsam.
Varför använder stora företag långa betalningsvillkor?
Längre betalningstider gör att kapital kan stanna kvar längre i verksamheten, vilket förbättrar det egna kassaflödet och minskar behovet av extern finansiering.
Hur mycket kapital kan bindas i kundfordringar?
Det beror på företagets omsättning och betalningsvillkor. Ett företag som fakturerar 1 miljon kronor per månad med 90 dagars betalningstid kan ha omkring 3 miljoner kronor bundna i kundfordringar.
Kan factoring förbättra kassaflödet?
Ja. Genom factoring kan företag få tillgång till kapital från sina fakturor innan kunden har betalat, vilket kan minska effekten av långa betalningstider.
Vad är skillnaden mellan factoring och företagslån?
Factoring frigör kapital från befintliga kundfordringar medan ett företagslån tillför nytt kapital som sedan återbetalas enligt lånevillkoren.
